Fotos archivieren: eine einfache und getestete Methode

Fotos archivieren ist eigentlich keine komplexe oder teure Angelegenheit. Dazu muss ein einfacher Ablauf und die Routine eingeführt werden denn eine Fotoarchivierung ist extrem wichtig. Jeder der einmal Daten durch ein Hardwarefehler verloren hat, der weiß wie schmerzhaft das sein kann, wenn man sich von wichtigen persönlichen Fotos verabschieden muss. Ich spreche hier leider aus eigener Erfahrung :/

Fotos können auf auf mindestens zwei Festplatten gespeichert und in verschiedenen Brandabschnitte gelagert werden. Eine aktuelle Alternative ist die Archivierung in einer Cloud.

Ob die Fotos aus der Fotokamera oder aus dem Handy kommen oder eben mal schnell vom Freund auf die Festplatte kopiert, ist egal. Diese sollten in einer definierten Struktur konsolidiert und archiviert werden um bei Bedarf auch schnell darauf zugreifen zu können. Wer sich eine optimierte Vorgehensweise und Routine aneignet, dem wird es nicht mehr schwer fallen dieses zu tun. Ein positiver Nebeneffekt: man kann ruhig Schlafen.

Warum sollte man das so machen?

Zunächst sollten wirklich alle Fotos zusammengeführt werden. Speicherkarten, Handys, USB Sticks oder Notebook Festplatten können kaputtgehen. Ich meine nicht dass ein Segment in der Festplatte kaputt gehen kann und die meisten Daten teuer und aufwendig noch gerettet werden können. Ich meine richtig kaputt, sodass nichts mehr gerettet werden kann. Als IT-ler habe ich so etwas öfters gesehen.

Der Archivierungsprozess der Fotos im Detail

Der Archivierungsprozess startet schon mit der Bildaufnahme auf der Speicherkarte der Kamera oder im Handy. Diese Daten, und zwar original mit allen Verzeichnissen der Bilder und Videos, sollten so wie sie sind archiviert werden. Ich habe die Erfahrung gemacht dass manche Import Tools sie gerne auch mal komprimieren oder verändern. Das wollen wir ja nicht, wir wollen die volle Qualität archivieren die die Kamera liefert.

Dafür eignen sich ganz normale Festplatten sehr gut. Da diese inzwischen riesige Datenmengen speichern können, empfehle ich dir deine Kameras für Fotos und Videos auf maximal mögliche Qualität einzustellen. Selbst wenn du diese im Moment nicht bearbeitest, du kannst nicht ausschließen, dass du es mal tun wirst. Gleichzeitig hinterlässt du auch Erinnerungen, vielleicht Familienfotos oder Fotos von den Kindern in der besten Qualität.

Nach dem Archivieren auf einer Festplatte ist es wichtig, dass du diese mindestens ein mal auf einem anderen Medium spiegelst. Eine Zweite Festplatte eignet sich da auch hervorragend. Einfach die gleiche Festplatte doppelt kaufen.

Wenn die Daten gesichert sind, können die Festplatten, ohne Stromanschluss einfach in zwei verschiedenen Gebäude staubgeschützt gelagert werden bis sie für die nächste Archivierung wieder rausdürfen.

Verschiedene Gebäude ist wichtig, damit bei einem Brand du nicht beide Archivierungen verlierst. Ich halte eine meiner Festplatten immer zuhause und eine weitere im Büro. Die Daten die Archiviert werden müssen trage ich auf eine weitere “in Work” Festplatte im Notebook Rucksack immer mit und lösche sie, nach dem sie archiviert sind.

Warum ist die eine Archivierung der Fotos wichtig?

Ja, warum denn die große Mühe? Reicht es nicht sie einmal zu speichern?

Nein! Digitale Speichermedien wie Festplatten, SD Karten, USB-Stick können kaputtgehen. Im Grunde gehen sie schneller kaputt als man glaubt. Zwar sind klassische Festplatten mit beweglichen Teile stärker betroffen als SSD Festplatten oder SD Karten, aber diese kommen immer noch stark zum Einsatz, weil sie im Vergleich viel günstiger sind.

Die Fotos sind wichtiger als die Hardware

Die Daten sind das Wichtigste auf einer Festplatte. Wenn diese kaputtgeht, dann muss eine neue gekauft werden, aber wenn die Daten weg sind dann ist meistens mehr verloren, als ein Stück Hardware.

Der Moment kann nicht rekonstruiert werden

Das erstaunliche ist: man realisiert erst bei Verlust, dass der Moment so nicht mehr erneut erfolgen kann. Deshalb sind festgehaltene Momente eigentlich nicht mehr zu ersetzen. Familienfotos, Erinnerungsfotos, eine coole Reise können nicht einfach rekonstruiert werden.

Selbst Fotoshootings oder Fotoausflüge können nicht wiederholt werden weil vieles in dem Moment individuell ist. Deshalb empfehlen Fotografen immer, und ich schließe mich dieser Empfehlung zu 100% an, den Moment so festzuhalten wie er ist. Auch wenn die Kamera noch nicht vorbereitet ist: einschalten, eventuell noch auf Auto stellen und aufnehmen.

Eine erneute Reise ist teuer

Wenn die Daten mal weg sind, dann merkt man erst den Verlust. Neben dem Moment, kommen noch der Zeitaufwand und unter Umständen auch zusätzliche Kosten hinzu. Denn, wenn die Fotos einer Reise weg sind, dann musst du sie erneut machen. Manche Reise ist sogar im Kundenauftrag, und das ist dann doppelt blöd.

Bilder organisieren und strukturieren

Wer viele Fotos macht, muss diese in einer gewissen Form auch organisieren. Ganz wichtig dabei ist sich einen Workflow festzulegen, um die Organisation seiner Bilder mit der Zeit ohne große Überlegungen durchzuziehen. Natürlich sollte auch ein fester Ablauf immer wieder hinterfragt und optimiert werden, aber er muss die meiste Zeit routiniert laufen. Tut er das nicht, läuft man Gefahr, dass die Konsequenz nachlässt und man ein Risiko eingeht.

Inspirationen über den Ablauf und die Vorgehensweise anderen Fotografen und Hobbyfotografen sind dabei sehr wichtig um sich auf diesem Gebiet auch weiterentwickeln zu können. Doch letztendlich entwickelt mit der Zeit jeder natürlich seinen eigenen optimierten Workflow um effektiv und einfach seine Bilder organisieren zu können.

Persönlich verwalte ich meine Fotos in Capture One Pro 11. Capture One ist eine Software mit der RAW Fotos professionell entwickelt und verwaltet werden können. Capture One ist sehr ähnlich mit Adobe Photoshop Lightroom und kann sowohl Sessions als auch Bibliotheken verwalten. Für meine privaten Fotos habe ich mir über die Jahre eine Bibliothek aufgebaut in der ich inzwischen einige zigtausende Fotos bearbeite und verwalte.

Prüfe ob gerade ein Angebot läuft!

Ich importiere meine Fotos von der SD-Karte oder Handy zunächst in der Bibliothek auf der Notebook-Festplatte, entwickle, bewerte und bearbeite sie. Anschließend verschlagworte ich sie um sie schnell bei Bedarf finden zu können. Fotos, die ich nicht brauche werden sofort gelöscht. Beim Importieren, benenne ich die Fotos in YYYY-MM-TT HH-MM-SS um.

Wenn sie bearbeitet sind, verschiebe ich sie auf meine externe Festplatte um auf dem Notebook wieder Platz zu schaffen. Der Import erfolgt bei mir nach fast jeder Fotosession. Ich habe einfach keine Geduld zu warten bis die SD-Karte voll ist. Diese Vorgehensweise bietet auch einige Vorteile. Zu einem habe ich ein zweites Backup bevor ich die SD-Karte archiviere, zum anderen sind die Aufnahmen noch so frisch im Kopf, dass ich sofort erkennen kann was ich bei der Aufnahme falsch gemacht habe und dieses sofort korrigieren kann.

Fotos aus verschiedenen Quellen strukturieren und archivieren

RAW Files oder Original Fotos archivieren

Meine RAW Files, beziehungsweise die Originaldaten speichere ich in ein eigenes Verzeichnis, welches zwecks Sortierung immer mit dem Datum anfängt und mit der Beschreibung der Fotos endet.

Auch für externe Fotos, d. h. Fotos, die jemand anders aufgenommen hat habe ich das gleiche Vorgehen, allerdings in einem anderen Verzeichnis.

Bearbeitete Fotos archivieren

Meine mit Capture One bearbeitete Fotos die auf einer speziellen externen Festplatte gespeichert habe, synchronisiere ich auf eine zweite Festplatte. Alle Fotos habe ich zwar als Original auf meine Archive Festplatten, aber um schnell die RAW Files für die Capture One Bibliothek wiederherstellen zu können setze ich eine zweite Capture One RAW Files Festplatte ein. Diese Fotos sind im Vergleich zu den Originalen umbenannt und aussortiert.

Libraries archivieren

Die Capture One Libraries sichere ich jedes Mal, wenn ich das Capture One schließe. Das Tool fragt beim Verlassen immer nach, ob es eine Datenbank Sicherung vornehmen soll. Diese 2-3 Minuten sind mir wichtig und nehme mir die Zeit dafür.

Das mache ich inzwischen auch sehr konsequent, nachdem mir diese Datenbank zweimal irreparabel kaputt ging. Ein mal pro Monat archiviere ich diese Sicherungen auf meinen zwei Archiv-Festplatten.

Festplatten sind günstig und halten lange

Als ich vor einigen Jahren mit dieser Archivierungs-Methode startete, habe ich 2x 5TB 3,5 Zoll Festplatten für ca. 150€/Festplatte gekauft. Diese habe ich Ende 2018 randvoll hinbekommen und zwei weitere Festplatten mussten her.

Aktuell habe ich 2x 8TB 2,5 Zoll Festplatten die ich langsam mit neuen Fotos und Videos belege. Der Vorteil bei den 2,5 Zoll Festplatten ist dass sie kleiner sind und ohne zusätzlicher Stromzufuhr arbeiten. Außerdem sind sie schneller und langsamer.

Übrigens habe ich auch einen kompletten Artikel zum Thema „11 Tipps für deine perfekte Fotoausrüstung in 2018“ geschrieben. Hier findest du die genauen Bezeichnungen meiner Ausrüstung (Foto, PC, Backup) die im Einsatz habe.

11 Tipps für deine perfekte Fotoausrüstung in 2021

Warum ein NAS kein Archivsystem ist

Ein NAS ist ein Network Attached Storage was so etwas wie „im Netzwerk freigegebener Speicher“ bedeutet und ist ursprünglich dafür gedacht, Daten für mehrere User zur gleichzeitigen Bearbeitung zu Verfügung zu stellen. Zwar ist eine gleichzeitige Bearbeitung einer Datei so nicht möglich, jedoch eine gleichzeitige Bearbeitung auf demselben Speichermedium.

Im Laufe der Jahre wurden diese NAS Systeme auch mit einer Sicherung ausgestattet, sind aber immer noch keine richtige Archivsysteme. Dafür müssten die Daten verteilt in verschiedenen Brandabschnitte versioniert und nur zur Wiederherstellung vorliegen. Wenn Dateien auf dem NAS geändert oder gelöscht werden sind die alten Versionen nicht mehr wiederherstellbar. Brennt ein NAS ab, sind die Daten weg.

Performante NAS Systeme haben ihren Preis und sind eher für Teams oder Firmen gedacht.

Warum DVDs langsam ausrangiert werden

DVDs waren vor einigen Jahren das Archivierungsmedium schlechthin. Inzwischen sind sie durch die Explosion an Daten von der Kapazität her relativ beschränkt und bereiten viel mehr Aufwand für die Archivierung als Festplatten.

Zwei oder mehrere Festplatten synchronisieren

Festplatten miteinander synchronisieren ist kein großer Akt. In meiner Windows Zeit habe ich viel mit dem Total Commander synchronisiert. Das Tool ist einfach genial. Man kann zwei ganze Festplatten miteinander vergleichen und mit wenigen Klicks entscheiden, welche Daten in welcher Richtung kopiert oder synchronisiert werden sollen. Zusätzlich können Filter gesetzt werden, um bestimmte Daten auszuschließen.

Für den Mac gibt es auch ähnliche Programme, die zum teil gekauft werden müssen. Da ich ein absoluter Total Commander Fan bin, kam ich mit den MAC Tools nicht so richtig zurecht und habe eine eigene Methode entwickelt die mir auch eine bessere Übersicht und Sicherheit bietet. Sie ist einfach und genial.

Auf meiner Arbeits-Festplatten, auf der auch die RAW Files für die Foto-Librarie liegen, speichere ich alle Daten zwischen die archiviert werden müssen. Wenn Daten auf eins der Archive kopiert sind, verschiebe ich sie in ein Verzeichnis „zum Kopieren auf Archiv xx“. Wenn sie dann auch auf das zweite Archiv kopiert sind, lösche ich sie.

Festplatten richtig lagern

Archiv Festplatten müssen trocken und in verschiedenen Gebäude gelagert werden. Lagern ist das richtige Wort, denn diese dürfen nicht am Strom angeschlossen sein. Das schont sie vor dem Verschleiß aber auch gegen Stromschwankungen oder Blitzeinschläge. Lediglich wenn sie gebraucht werden kommen sie kurz zum Einsatz.

Backup in der Cloud

Backup in der Cloud wird immer beliebter. Die „early adopter“ unter uns sind längst schon in der Cloud mit ihren Daten. Die Technologie ist ausgereift und bietet eine sehr hohe Sicherheit. Preislich sind sie auch erschwinglich sodass das kein Gegenargument mehr ist.

Persönlich nutze ich das nicht, obwohl ich zum Beispiel mit meinem Amazon Prime unendlich viele Fotos auch in RAW Format archivieren kann. Ich habe mir das vorgenommen, allerdings möchte ich vorher eine Lösung für meine Videos finden. Diese in der Cloud zu archivieren kostet zusätzlich viel Geld.

Die kostenlosen Speichervolumen von Apple, Google, Amazon und Co. können auch als temporäre Ablage für Reisen genutzt werden. So verhindert man dass, alle Daten einer Reise weg sind, wenn etwas mit der Festplatte oder Computer passiert.

Das habe ich bei meiner nächsten Reise vor. Voraussetzung ist natürlich immer eine gute Internetverbindung.

Analoge Fotos archivieren

Analoge Filme und Dias archivieren

Wer noch alte analoge Filme oder Dias hat der sollte sie sorgfältig kühl und trocken lagern. Diese Filme halten natürlich nicht ewig, aber je besser sie gelagert werden desto mehr verlängert man ihnen die Lebensdauer.

Warum noch überhaupt lagern? Sie könnten ja digitalisiert und anschließend entsorgt werden, oder?

Davon rate ich ab. Der Zeitpunkt der Digitalisierung kann ein für die damaligen Ansprüche ein akzeptables Ergebnis geliefert haben, doch einige Jahre später eventuell nicht mehr. Wenn die Ansprüche steigen dann muss unter umständen neu digitalisiert werden. Hinzu kommt noch, dass die Digitalisierungstechnik sich auch weiterentwickelt und günstiger wird und dann kann man davon profitieren.

Es gibt spezielle Boxen die, optimale Bedingungen zur Archivierung von Filme und Dias bieten. Das Gepe Diarahmen Slide Archiv ist solch eines, welches ich für Diafilme empfehlen kann.

Für analoge Filme hingegen gibt es Archivierung Schachteln, wie dieses von Elba

Ausgedruckte Fotos archivieren

Wenn du auch alte Fotos aus deiner Kindheit hast, dann sind sie für mit sicherheit sehr wertvoll. Oder, vielleicht hast du sogar Fotos von deinen Eltern und Großeltern als sie klein waren. Diese solltest du gut aufbewahren denn mit fortschreitendem Alter wirst du froh sein, wenn diese den guten Zustand behalten können.

Daher, nie im Licht aufbewahren, und schon gar nicht in der Sonne. Sie bleichen aus. Das gilt übrigens auch für analoge Filme und Dias. Ich habe einige Schwarz-Weiß Fotos, die mein Vater fotografiert hat, einige Polaroid Bilder und dann noch ganz normale Fotos. Diese habe ich gescannt und bewahre sie in dunklen Schachteln im Keller.

Aufbewahrungsboxen zum Archivieren von Fotos kannst du zum Beispiel von Mapac kaufen. Sie sind säurefrei und haben 10 Archivhüllen mit dabei.